Kantselei põhimäärus

3.07.15

Lisa 1

Järva maavanema 02.07.2015

korralduse nr 4-1/15/8 juurde

 

Järva Maavalitsuse kantselei põhimäärus

 

I  ÜLDSÄTTED

 

1.    Järva Maavalitsuse kantselei (edaspidi kantselei) on maavalitsuse struktuuriüksus, kes korraldab maavalitsuse asjaajamist, õigusalast teenindamist, personalitööd ja koolitust, maavanema ja maavalitsuse tegevuse avalikustamist, töökorraldus- ja haldusküsimusi, maavalitsuse perekonnaseisu- ja rahvastiku toimingute alaste ülesannete täitmist, maavalitsuse finantseerimise ja eelarve küsimusi, riiklike investeeringute alast tegevust, maavalitsuse valitsemisel oleva riigivara valitsemist, infosüsteemidealast koostööd maakonnas ning maavalitsuse infotehnoloogiaalaste ülesannete täitmist ja teenindab maavalitsuse omandireformikomisjoni.

2.    Kantselei juhindub oma töös Vabariigi Valitsuse seadusest ja teistest õigusaktidest, mis panevad maavalitsusele ülesandeid kantselei korralduses olevates küsimustes, maavanema korraldustest ja käesolevast põhimäärusest.

3.    Kantselei teeb oma ülesannete täitmisel koostööd teiste struktuuriüksustega.

4.    Kantseleil on oma nimetusega pitsat (sõõrikujuline, läbimõõduga 40 mm, mille keskel on sõna "Kantselei" ja ringi ülemist äärt mööda sõnad "Järva Maavalitsus"). Kantselei pitsatit kasutatakse maavalitsuses loodud dokumentide koopiate ja väljavõtete ametlikul kinnitamisel.

5.    Kantseleil on oma nimega kirjaplank, mille allkirjastamise õigus on maasekretäril või teda asendaval ametnikul ja perekonnaseisuametnikel perekonnaseisualase kirjavahetuse pidamisel.

 

II  ÜLESANDED

 

 Kantselei tegevused vastavalt temale pandud põhiülesannetele:

 

  1. Asjaajamise korraldamisel:

1.1.Täpse ja õigeaegse asjaajamise korraldamine maavalitsuses;

1.2.saabuva korrespondentsi vastuvõtmine ja väljasaadetavate dokumentide vormistamine vastavalt asjaajamiskorrale;

1.3.maavalitsuse dokumendiregistri pidamine;

1.4.dokumentide tähtaegse täitmise kontrollimine; 

1.5.maavalitsuse arhiivitöö korraldamine;

1.6.teabe avalikustamine maavalitsuse veebilehel.

 

  1. Õigusalase teenindamise korraldamisel:

2.1.maavanema korralduste seadustele vastavuse kindlustamine ja nende teatavaks tegemine;

2.2.maavalitsuse nimel sõlmitavate lepingute projektide läbivaatamine, vajadusel nende väljatöötamine;

2.3.maavalitsuse osakondade ja maavanema konsulteerimine õigusalastes küsimustes;

2.4.maavalitsuse sisetööks vajalike normdokumentide väljatöötamise korraldamine;

2.5.maavalitsuse esindamine kohtus või kindlustamine esindajaga;

2.6.maavanema ülesandel haldusjärelevalve teostamine kohalike omavalitsuste haldusaktide õiguspärasuse üle ja vajalike ettepanekute tegemine;

2.7.arvamuste ja kooskõlastuste andmine õigusaktide eelnõude kohta koostöös teiste osakondadega.

 

  1. Personalitöö korraldamisel:

3.1.osalemine maavalitsuse personalipoliitika ja -strateegia kujundamises, sellest tuleneva töö koordineerimine maavalitsuses;

3.2.maavalitsuse teenistuskohtade koosseisu muutmise korraldamine;

3.3.maavalitsuse personali planeerimise ning värbamise ja valiku korraldamine;

3.4.töö analüüsi läbiviimine ja ametijuhendite koostamise metoodiline juhendamine ning koordineerimine; osakondade põhimääruste väljatöötamise koordineerimine;

3.5.ametikohtade hindamise koordineerimine, osalemine palgasüsteemi kujundamisel;

3.6.maavalitsuse teenistujate iga-aastaste arengu- ja hindamisvestluste läbiviimise koordineerimine;

3.7.maavalitsuse personali arendus- ja koolitustegevuse kavandamine ja korraldamine;

3.8.personalialase dokumentatsiooni vormistamine ning personali nõustamine avaliku

     teenistuse ja tööõiguse küsimustes.

 

  1. Infosüsteemialase töö korraldamisel:

4.1.maavalitsuse infosüsteemi arendamine ja toimimise kindlustamine;

4.2.kasutajatoe olemasolu ja toimimise tagamine maavalitsuses;

4.3.andmeturbe korraldamine maavalitsuses;

4.4.kasutatava tarkvara litsentseerituse tagamine.

 

  1. Töökorraldus- ja haldusküsimuste korraldamisel:

5.1.töötingimuste tagamine ja inventari soetamine;

5.2.maavalitsuse töökorralduslike küsimuste lahendamine;

5.3.maavalitsuse hoonete ja territooriumi haldamine ja korrashoiu tagamine, kapitaal- ja jooksva remondi planeerimine ja korraldamine;

5.4.tuleohutuse ja valve korraldamine;

5.5.maavalitsuse kasutuses olevate sõidukite kasutamise ja garažeerimise korraldamine.

 

  1. Perekonnaseisu- ja rahvastiku toimingute alase töö korraldamisel:

6.1.sündide, surmade, abielude ja  abielulahutuste registreerimine, uue isikunime andmise avalduste menetlemine ning nendest tulenevalt rahvastikuregistrisse  muudatusi kajastavate kannete tegemine;

6.2.arhiivsete perekonnaseisuaktide sisestamine Rahvastikuregistrisse;

6.3.arhiiviandmete alusel ärakirjade ja tõendite väljastamine;

6.4.perekonnaseisutoiminguid tegevate omavalitsuste ametnike ning vaimulike nõustamine;

6.5.haldusjärelevalve teostamine vaimuliku poolt abielu sõlmimisega seonduvate perekonnaseisutoimingute tegemisel õigusaktide järgimise ning valla- või linnavalitsuse perekonnaseisutoimingute tegemise seaduslikkuse üle;

6.6.Siseministeeriumile perekonnaseisukannete koostamise kohta aruannete ja väljatrükkide esitamine;

6.7.aktiraamatute hoidmine ja nende säilivuse kindlustamine;

6.8.kohalike omavalitsuste perekonnaseisuametnikele perekonnaseisuametniku eksami korraldamine.

 

  1. Finantseerimise, eelarve, riiklike investeeringute ja riigivara valitsemise alase töö korraldamisel:

7.1.maavalitsuse eelarve koostamine ja esitamine ettenähtud korras ja tähtaegadel;

7.2.maavalitsuse eelarve täitmise jälgimine ja analüüsimine;

7.3.maavalitsuse valitsemisel oleva riigivara arvestuse korraldamine, konfiskeeritud vara arvelevõtmine ja riigivaraga tehingute teostamine;

7.4.maavalitsuse erastamisarvete teenindamine, arvestuse pidamine järelmaksuga maa erastamislepingute täitmise üle, hüpoteegipidaja ülesannete täitmine;

7.5.projektide ja muude finantsalaste tehingutega seotud lepingute, korralduste ning eelarvete kooskõlastamine.

 

 

  1. Oma põhiülesannete kõrval kantselei:

8.1.koordineerib maavalitsuse arengudokumentide ja tegevuskava väljatöötamist ning vastava aruandluse esitamist;

8.2.teenindab maakonna valimiskomisjoni;

8.3.korraldab maavanema ja maavalitsuse ametnike suhteid avalikkusega, edastab maavalitsuse tööst informatsiooni infoagentuuridele, ajalehtedele ja kohalikule raadiole;

8.4.kooskõlastab ja korraldab maavanema vastuvõttude, visiitide, kohtumiste  ettevalmistamist;

8.5.korraldab maakonna sümboolika ja meenetega seonduvat tegevust ning maakonna teenetemärkide väljaandmist;

8.6.korraldab maavalitsuse mainekujundusalast tegevust;

8.7.nõustab vajadusel kohalikke omavalitsusi maavalitsuse tegevusvaldkondi puudutavates küsimustes;

8.8.tagab omandireformiga seotud aruandluse esitamise;

8.9.  teostab haldusjärelevalvet õigusvastaselt võõrandatud vara tagastamise ning õigusvastaselt võõrandatud vara maksumuse ja kompensatsiooni määramise üle;

8.10.   oma pädevuse piires täidab muid ülesandeid, mis tulenevad seadustest ja teistest õigusaktidest;

8.11.   maavanema korraldusel täidab teisi ülesandeid, mis ei ole nimetatud põhimääruses.

 

III  ÕIGUSED JA KOHUSTUSED

 

Kantselei temale pandud ülesannete täitmiseks:

1.  annab maavalitsuse osakondadele oma pädevuses olevates küsimustes juhiseid;

2.  saab maavalitsuse osakondadelt ja omavalitsustelt tööks vajalikku teavet;

3.  moodustab maavanema ülesandel töös tekkinud küsimuste lahendamiseks komisjone ja nõukogusid;

4.  omab õigust nõuda maavalitsuse ametnikelt korrektset asjaajamist vastavalt maavalitsuse dokumendi- ja arhiivihaldust reguleerivatele dokumentidele: asjaajamiskord, dokumentide loetelu, muud norm- ja juhendmaterjalid;

5.  täidab temale pandud ülesandeid tähtaegselt ja kvaliteetselt;

6.  tagab seaduses sätestatud juhtudel ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse;

7.  kasutab kantselei kasutusse antud vara ja vahendeid sihipäraselt ja heaperemehelikult;

8.  edastab maavalitsuse teistele struktuuriüksustele nende ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni;

9.  sooritab muid oma ülesannete täitmiseks vajalikke toiminguid.

 

IV KANTSELEI  JUHTIMINE

 

  1. Vastavalt Vabariigi Valitsuse seadusele juhib kantselei tööd  maasekretär, kelle nimetab ametisse  maavanem. Maasekretäri ajutisel äraolekul asendab teda maavanema poolt määratud ametnik. Maasekretäri asendamine vormistatakse maavanema korraldusega.
  2. Maasekretäri teenistusülesanded, õigused ja vastutus on sätestatud Vabariigi Valitsuse seaduses, teistes õigusaktides ja maasekretäri ametijuhendis.
  3. Kantselei teenistujate konkreetsed ülesanded, pädevus, alluvus ja asendamine määratakse kindlaks nende ametijuhendites.